Convocation aux assemblées de copropriétaires par voie électronique

 

Après quatre ans de négociations, le décret n°2015-1325, relatif à la dématérialisation des notifications de convocations, procès-verbaux, et mises en demeure daté du 21 octobre 2015 a été publié au Journal Officiel le 23 octobre 2015.

 

Nous sommes satisfaits de constater que les pouvoirs publics ont pris en considération les observations émises par l’ARC, évitant ainsi plusieurs difficultés et abus prévisibles dans les précédentes versions du projet de texte réglementaire.
 
 
En particulier, a été supprimée l’obligation de tenir à disposition de chaque copropriétaire un espace sécurisé dématérialisé, dit « coffre-fort numérique ». Ce dispositif présentait en effet, pour les copropriétés, le risque de devenir captives de leur syndic.
 
 
Néanmoins, même si certains risques semblent avoir été évités dans le texte définitif, il faudra vérifier si la parution de ce décret va permettre d’atteindre les objectifs escomptés, à savoir notamment une réduction des charges au profit des syndicats de copropriétaires.
 
 
Deux dépenses sont particulièrement concernées : le coût des photocopies ainsi que les frais d’affranchissement.
C’est pour cela qu’il faudra vérifier :
  • Si le syndic réduit le montant de ses honoraires en fonction de la diminution des photocopies que cela va engendrer, conformément au coût affiché dans les « anciens » contrats (version arrêté Novelli du 19 mars 2010, avant le décret sur le contrat type « tout compris »), à savoir entre 0,20 € et 0,50 € la page.
  • Si le syndic présente dans son contrat un coût différencié de la mise en demeure selon qu’elle soit envoyée sous format papier ou par voie électronique.
  • Si le syndic reporte, sur le compte du syndicat des copropriétaires, le coût réel de la notification électronique facturé par l’opérateur, sans prendre de marge, comme cela est le cas actuellement pour l’affranchissement postal.
  • Si le syndic n’impose pas aux copropriétaires la notification électronique sans obtenir au préalable leur consentement exprès.

 

Face à ces interrogations, l’ARC va constituer un groupe de travail qui va vérifier l’impact réel de cette évolution réglementaire et technologique dans la gestion courante et financière des copropriétés.
 
 
 

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