Les questions des copropriétaires en cas de changement programmé du syndic

4 comment changer de syndic en douceur

 

Les obligations du syndic « sortant »

Lorsque le changement de syndic est inscrit à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale, ou lorsque ce changement a déjà été adopté par l’assemblée, les copropriétaires s’interrogent souvent sur les incidences par la gestion du syndicat de copropriétaires.

 
Autrement dit, qui fait quoi durant la phase transitoire entre l’ancien et le nouveau syndic ? 
Nous allons traiter ce thème d’un point de vue didactique en répondant aux principales questions des copropriétaires.
 
Question n° 1 : Une mise en concurrence du syndic est programmée au cours de la prochaine assemblée générale, puis-je ne plus payer mes appels de  provisions sur charges ?
 
Réponse : Non. Le copropriétaire est tenu de payer auprès du syndic en exercice sa quote-part des provisions exigibles du budget prévisionnel tel qu’adopté en assemblée générale (art. 14-1 de la loi du 10 juillet 1965), sans que la mise en concurrence prévue n’influe en la matière.
 
Question n° 2 : Que se passe-t-il si le copropriétaire ne paie pas ses provisions auprès du syndic en exercice, mis en concurrence ?
 
Réponse : Le copropriétaire débiteur s’expose à une mise en recouvrement amiable  voire judiciaire par le syndic en exercice, et ce d’autant plus qu’une mise en concurrence de son mandat ne garantit nullement l’élection d’un autre candidat à ce poste.
 
Question n° 3 : Néanmoins, en cas de désignation d’un autre syndic en assemblée générale, l’ancien syndic peut-il introduire une action en recouvrement à l’encontre d’un copropriétaire débiteur ?
 
Réponse : Non. Le syndic, dont le mandat est en cours a seul la capacité d’agir judiciairement au nom du syndicat (art. 55 du décret du 17 mars 1967).
Autrement dit, le syndic, dont le mandat a expiré, ne peut plus assigner un copropriétaire débiteur en paiement (Cass. 3e civ. 28 juin 1995, n°  93 - 11055).
 
Rappel : toute action judiciaire en cours par l’ancien syndic devra être poursuivie par le nouveau syndic.
 
Question n° 4 : À partir de quand dois-je payer mes provisions et charges auprès du nouveau syndic ?
 
Réponse : Le copropriétaire doit payer ses provisions et charges auprès du nouveau syndic, dès lors qu’elles sont exigibles postérieurement à la prise d’effet de son mandat.
Par exigibilité, il faut entendre la date à partir de laquelle ces sommes sont dues, soit, en principe pour les provisions, le premier jour du trimestre, et pour la régulation des charges à la date de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes clos du syndicat (l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, c’est-à-dire dès réception de l’appel de régularisation adressé après l’assemblée générale).
 
Question n° 5 : L’ancien syndic peut-il continuer à administrer, à gérer, l’immeuble ?
 
Réponse : Non. L’ancien syndic ne peut plus administrer l’immeuble, son mandat étant échu.
Cela signifie qu’il ne peut plus gérer ni les prestations contractuelles permanentes (assurance, eau, personnel du syndicat, etc.), ni les prestations ponctuelles de l’immeuble (ex. : fuites d’eau…)
 
Question n° 6 : Quelles sont les obligations de l’ancien syndic en matière de transmission des archives et de trésorerie du syndicat à son successeur ?
 
Réponse : L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit pour l’ancien syndic un délai de :
 
  • un mois à compter de la cessation de ses fonctions, pour adresser au nouveau syndic, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l’ensemble des archives du syndicat ;
  • un second délai de deux mois (suivant l’expiration du premier délai d’un mois), pour transférer à son successeur, le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, et pour fournir l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat.
 
Cela revient à dire que le syndic sortant peut uniquement finaliser les écritures comptables sur les appels exigibles antérieurement à l’expiration de son mandat, et les encaissements correspondants réceptionnés avant cette date.
 
Pour ce qui est des provisions et charges dues par les copropriétaires postérieurement à la cessation de son mandat, l’ancien syndic n’a plus la capacité d’encaisser ces sommes et de les inscrire comptablement dans les comptes du syndicat.
En cas de confusion d’un copropriétaire, l’ancien syndic se doit de lui retourner son règlement.
 
Question n° 7 : L’ancien syndic a-t-il l’obligation d’établir une liste détaillant les documents restitués, et dans l’affirmative le nouveau syndic en est-il le seul destinataire ?
 
Réponse : L’article 33-1 du décret du 17 mars 1967 précise l’obligation pour l’ancien syndic d’établir et d’adresser au nouveau syndic un bordereau listant les pièces du syndicat remises.
Et ce texte de souligner, qu’une copie de ce bordereau doit être transmise au conseil syndical, conformément à l’article précité du décret de 1967.
 
Question n° 8 : Que faire si l’ancien syndic ne transmet pas à son successeur les archives ou la trésorerie du syndicat dans les délais légaux ?
 
Réponse : Le nouveau syndic devra mettre en demeure son prédécesseur défaillant de restituer les documents précités. Sans aucune réponse de l’ancien syndic, suite à la mise en demeure, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical pourra demander au président du Tribunal de Grande Instance, statuant comme en matière de référé, d’ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds ainsi que le versement des intérêts dus à compter de la mise en demeure (Art. 18-2 Loi du 10/07/1965)
 
 
En conclusion : les copropriétaires ne doivent plus adresser de règlement à un syndic,  dont les fonctions n’ont pas été renouvelées par l’assemblée générale.
 
Il conviendra au conseil syndical ou au président de rappeler ce point lors de la tenue de l’assemblée générale ayant désigné un autre syndic.
 
En cas d’erreur, il conviendra de requérir le remboursement auprès du syndic sortant.
Si tel n’était pas le cas, une analyse minutieuse des comptes du syndicat devra être exercée, afin de pouvoir poursuivre l’ancien syndic défaillant et obtenir sa condamnation à reverser les sommes encaissées indument.
 
Face aux nombreuses erreurs et pratiques comptables irrégulières, la réalisation d’un contrôle des comptes par un professionnel constitue une prestation fréquemment sollicitée auprès de l’ARC à l’occasion de l’élection d’un nouveau syndic.
 
N’oubliez pas que l’ARC peut vous proposer différentes modalités pour contrôler vos comptes en toute sérénité.
Le guide est téléchargeable pour les adhérents ICI

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